Uvoz dokumenata

 

 

Performanse i prihvatljivost sistema za upravljanje dokumentima najviše zavise od toga kojom brzinom i kakvom lakoćom može učitati mnoštvo dokumenata različitih tipova i izvora. Osnovni princip DocuWare-a je rešavanje problematike svakodnevnog kancelarijskog poslovanja. Program preuzima dokumente u elektronskom obliku i smešta ih u ulaznu zonu, gde ih povezuje i sortira.

 

 

Odavde, dokumenti se smeštaju u arhive (fajl-kabinete) i dodaju im se informacije koje omogućuju njihov pregled i upravljanje preko računarske mreže. DocuWare-ove karakteristike uvoza različitih tipova dokumenata mogu biti automatizovane dodatnim opcijama, što omogućava arhiviranje svih tipova dokumenata na odgovarajuća mesta.

Dokumenti na hartiji

Pisma, poslovna dokumenta, dnevnici, nacrti, beleške i ostali pisani materijal se u sistem unose uz pomoć skenera. DocuWare objedinjuje brojne uobičajene procedure, od upravljanja jednostavnim ulaznim uređajima do upotrebe najkvalitetnijih skenera. Takođe dokumenta preuzeta pomoću mrežnih skenera, multifunkcijskih uređaja, digitalnih fotokopira se mogu direktno integrisati u sistem bez upotrebe dodatnih programa. Skenirani dokumenti se drže u DocuWare korpi (ulaznoj zoni) gde čekaju na dalju obradu ili arhiviranje. Postoji i mogućnost prepoznavanja teksta, ili BAR koda skeniranog materijala (OCR), koji koristimo za indeksiranje i raspoređivanje tih dokumenata u odgovarajuće arhive (fajl-kabinete). DocuWare podržava uvoz podataka uz pomoć svih vrsta ulaznih uređaja povezanih s računarom preko standardnih priključaka.

Formati ulaznih dokumenata (MS Office, CAD i drugi)

DocuWare nudi nekoliko načina za uvoz fajlova: preko menija za uvoz ili prevlačenjem ikonice dokumenta (pointerom miša) direktno na DocuWare ikonicu za ulaznu zonu (korpu). Postoji mogućnost nadgledanja odabranog foldera i po prispeću novog fajla automatski se vrši njegovo preuzimanje u ulaznu zonu (korpu) ili direktno u arhivu (fajl-kabinet). Bilo koja informacija iz fajla može biti upotrebljena za njegovu kategorizaciju i indeksiranje. Operacija formiranja indeksnog fajla koji prati dokument se obavlja automatski, a po potrebi je možemo obaviti i ručno. DocuWare poseduje specijalni dodatak za programe iz MS Office paketa, koji vrši direktno preuzimanje dokumenata iz programa Word, Excel ili PowerPoint. Slična funkcija je raspoloživa i za programe drugih proizvođača. DocuWare-ov TOOLKIT takođe olakšava proces uvoza podataka. Svi fajlovi se unose neizmenjeni, u svom originalnom formatu. DocuWare dozvoljava da navedete koji program će biti korišćen za prikazivanje, a koji za izmenu svakog tipa dokumenta. Uobičajeno, DocuWare prikazuje dokumente sopstvenim programom za pregled, a koristi postavke operativnog sistema pri odabiru programa za obradu podataka. Kao alternativa, dokumenti mogu biti učitani u sistem pomoću funkcije TIFFMAKER. Ovaj dodatak proizvodi verodostojnu sliku TIFF ili PNG formata koju upisuje u DocuWare arhivu. Za dokumentaciju određenog tipa (cenovnici, liste prijava sistemu) indeksi podataka se čitaju direktno iz dokumenta i upisuju u indeksni deo, tako da je moguće izvršiti potpuno automatizovano arhiviranje dokumenata.

Poslovni izveštaji korporacije

Pomoću svojih univerzalnih funkcija i mogućnosti povezivanja DocuWare može biti integrisan u bilo koju poslovnu aplikaciju. Dokumente koje sami proizvodite, kao što su izlazne fakture, dnevnici, izveštaji i razne liste DocuWare arhivira potpuno automatski, pomoću modula TIFFMAKER, preuzimanjem podataka koje operativni sistem Windows šalje štampaču (ili koristeći poseban fajl za štampanje u MAINFRAME okruženju). Za ovu operaciju program koristi odgovarajući COLD/READ modul. Preuzeti podaci za štampanje se pamte kao individualni dokumenti (slikovni format), dok se indeksni podaci pretvaraju u alfanumeričke i upisuju u arhivu. Ukoliko je potrebno DocuWare može koristiti tipske obrasce i memorandume. Podaci o periodu čuvanja dokumenata zbog zakonske regulative ili drugih razloga se automatski unose u DocuWare. Dokumente koji su vam potrebni kasnije DocuWare generiše u originalnom formatu i nazivu. DocuWare takođe nudi posebne module za preuzimanje podataka/dokumenata proizvedenih SAP R/3 sistemima ili samo dokumenata R/3 formata. Takođe je obezbeđen ovlašćen pristup dokumentima programskog sistema Navision i dokumentima drugih ERP (Enterprise Resource Planning) sistema.

Elektronska pošta

Sve je veći broj primljenih i poslatih dokumenata putem elektronske pošte. DocuWare ih može arhivirati u poseban deo za elektronsku poštu ili grupisati zajedno sa odgovarajućim dokumentima koji se odnose na određenu problematiku. DocuWare takođe može arhivirati elektronsku poštu primljenu pomoću programa Microsoft Outlook ili Exchange i opciono, iz programa Lotus Notes/Domino. Za automatsko indeksiranje koristi nazive pošiljaoca, primaoca, datum, razlog slanja i ostale informacije iz poruke. Imena osoba i kompanija su povezana s informacijama iz adresara i ostalim podacima iz baze podataka. Arhiviranje je automatsko ili ručno uz potvrdu i/ili korekciju od strane korisnika.