Arhiviranje je organizovano i bezbedno

Proizvodi DocuWare O programu Arhiviranje je organizovano i bezbedno

Bez obzira na originalni format, sva arhivirana dokumenta DocuWare prikazuje istovetno, koristeći standardni način prikaza. Ovo se odnosi na svu dokumentaciju bez obzira da li je skenirana ili proizvedena u poslovnom procesu. Poslovna dokumentacija obuhvata: poslovnu prepisku, nacrte, slike, elektronsku poštu, kao i sve vrste dokumenata proizvedene programskim paketom MS Office.

Formati dokumenata i indeksnih podataka

Dokumenti se arhiviraju ili u svom originalnom formatu ili kao slika TIFF ili PNG formata, koristeći drajver za štampač TIFFMAKER. Za svaki dokument se proizvodi odgovarajuće zaglavlje (header), koje se pamti kao novi fajl (metafile) u XML formatu. On sadrži podatke o nazivu, elektronskim pečatima i potpisima i kopiju indeksnih podataka za svaki originalni dokument. Indeksni podaci se pamte u bazi podataka zajedno s odgovarajućim vezama (linkovima) prema mestu gde je uskladišten originalni dokument. Ovo vam omogućava lako ponovno prikazivanje dokumenata, koje možete unaprediti korišćenjem indeksa za tekstualno pretraživanje.

Automatsko preuzimanje indeksnih podataka

DocuWare nudi različite metode za automatsko preuzimanje indeksnih podataka iz spoljnih izvora, kao što su tekstualni fajlovi, fajlovi drugih baza podataka, adresne knjige (npr. MS Outlook), koje olakšavaju pravilno indeksiranje. Neke od ovih mogućnosti su standardni deo programskog paketa, dok druge zahtevaju dodatne module.
 

Sistemi arhiviranja na zahtev

Dokumenti DocuWare-ovih arhiva prolaze kroz sledeće faze svog životnog veka: od faze unošenja u sistem kroz period obrade i izmene podataka do prestanka potrebe za njihovim daljim čuvanjem. Podržane su sve glavne tehnologije arhiviranja: snimanje podataka na hard diskove (pojedinačno ili RAID) ili na CD/DVD medijume - kada je lokalni računar u pitanju ili snimanje podataka na mrežne diskove raznih sistema - vidljive sa svakog računara u lokalnoj računarskoj mreži (LAN). Sistemi arhiviranja mogu biti: CAS (Content Addressed Storage) i SAN (Storage Area Network). Prvi sistem CAS koristi se za arhiviranje sadržaja za koji ne očekujemo da će u budućnosti pretrpeti izmene (slike, izdati računi, elektronska pošta...). Arhiviranim podacima se dodeljuje jedinstvena adresa uskladištenja. Sistem SAN, pored arhiviranja, vodi računa i o programima koji se koriste za vezu i prenos podataka od mesta arhiviranja (uglavnom mrežni disk) do mesta pregleda i dalje obrade (uglavnom lokalni računar). U sklopu toga koristimo i sisteme za prenos do najpogodnijeg medijuma za arhiviranje, zavisno od njihovog trenutnog statusa, npr. koliko često im pristupate u toku radnog vremena ili koliko brzo je traženi podatak potreban. Ovaj sistem nazivamo Hierarchical Storage Management (HSM).

Mogućnost pristupa arhivama

Svim ili određenim dokumentima neke arhive možete pristupiti i ako je snimljena na prenosivi medijum poput CD-a ili DVD-a. Za njihov pregled na drugom računaru nije potrebno da imamo instaliran DocuWare. To vam omogućava da korisnicima koji nemaju instaliran DocuWare sistem šaljete dokumente, kataloge i tehničke crteže putem CD/DVD medija ili elektronskom poštom.