Upravljanje dokumentima: arhiviranje i pristup
DocuWare poseduje sopstvene sigurnosne mehanizme za upravljanje i proveru podataka od momenta unošenja u sistem do neposrednog upisivanja i čuvanja na odgovarajućem medijumu.
Omogućeno je korišćenje standarda (AO, HIPAA, Basel II i Sarbanes Oxley) kao pomoć za utvrđivanje tipa i roka čuvanja pojedinih dokumenata. DocuWare automatski nadgleda rok čuvanja odgovarajućih podataka, koji ste po zakonu dužni da poštujete. Podaci čiji je rok čuvanja istekao se automatski brišu, a ukoliko su uskladišteni u papirnoj formi dobijateo poruku da je njihovo dalje čuvanje nepotrebno.
Pristup podacima koji imaju period čuvanja
DocuWare preko izvoznih funkcija obezbeđuje mogućnost pristupa podacima koje ste po zakonu dužni da čuvate do isteka odgovarajućeg roka. Postoji mogućnost kreiranja obrazaca u DocuWare-u, koji osiguravaju da će podaci koje obrađujemo, a koje smo automatski preuzeli iz drugog poslovnog programa ili proizveli koristeći TIFFMAKER modul ili COLD zapis, biti prikazani u svom originalnom obliku.
Prava pristupa dokumentima
Kontrolu pristupa dokumentima regulišemo dodeljivanjem različitih ovlašćenja. Pojedini izvršioci mogu biti članovi jedne ili više grupa, uloga ili profila. Ovaj sistem omogućava da izvršioci, njihovi kontrolori, kupci, dobavljači i sl. mogu da pristupe samo onim dokumentima koji im dozvoljava stepen njihove autorizacije. Direktan pristup dokumentima u bazi nije dozvoljen. Funkcija praćenja prijava sistemu dokazuje ko je i kada pristupio određenim podacima, a ko ih je i kada izmenio. Period čuvanja ovakvih dnevnika nije ograničen.
Elektronski potpis
DocuWare je prilagođen svim oblicima elektronskog potpisivanja: običnog, naprednog i kvalifikovanog, kao i vremenskim elektronskim pečatima i svojeručnim potpisima. Sve ove mogućnosti su deo DocuWare sistema, raspoložive su svim korisnicima i obezbeđuju im dodatne garancije za integritet dokumenata i autentičnost potpisnika (korisnika).
Uz pomoć sigurnosnih osobina koje poseduje, DocuWare obezbeđuje pridržavanje pravilima koja važe unutar kompanije.
