Pronalaženje dokumenata
Prihvatljivost sistema za upravljanje dokumentima zavisi uglavnom od brzine pronalaženja potrebnih informacija. DocuWare ovo čini vrlo jednostavno i praktično: kao kriterijum pretrage možete zadati celu reč, deo reči, kombinaciju reči ili ga odabrati s ponuđene liste. Možete kombinovati pretragu cele baze ili samo nekog njenog dela. Bez obzira na metod koji koristite rezultate dobijate trenutno, u obliku liste koju možete sortirati po bilo kom kriterijumu. Arhive s dokumentima moguće je takođe prikazati u obliku hijerarhijske strukture tipa stabla.
Pretrage po tekstu
DocuWare-ova mogućnost pretraživanja po tekstu arhiviranih dokumenata može biti primenjena u svim podržanim sistemima baza podataka. Pored toga, postoji i mogućnost izdvajanja teksta iz skeniranih dokumenata. Dozvoljena je i pretraga samo korena reči; prefiks ili sufiks može biti bilo koji niz znakova. Pronađeni tekst je u pregledu prikazan drugom bojom.
Napredne pretrage i načini arhiviranja
Administratori sistema mogu definisati različite menije za postavljanje upita za pretragu, kao i da li će lista prikazanih rezultata biti rezultat pretrage samo jedne ili više arhiva. U menijima za postavljanje upita su prikazana polja u koja unosite kriterijum pretrage, a neka od njih mogu biti unapred popunjena početnim vrednostima. Pojedinim grupama korisnika, u zavisnosti od njihovih privilegija, mogu biti prikazani različiti meniji za postavljanje upita. Korisnici biraju da li će za rešavanje svojih zadataka koristiti standardni meni ili meni za pristup pojedinačnoj arhivi - fajl-kabinetu. Ovo je pogodno za dokumenta kojima pristupate na uobičajen način, kao i za tipove dokumenata poput ugovora ili izveštaja, pošto moraju biti obrađeni na poseban način.
Povezivanje s drugim programima
Dokumentima arhiviranim DocuWare-om možete pristupiti i prikazati ih i pomoću drugih aplikacija. DocuWare omogućuje brojne mogućnosti za to: upotrebom tzv. LINK modula koji je moguće konfigurisati pomoću menija, zatim upotrebom razvojnog alata (Software Developer Kit) koji omogućava rad sa C, COM i .NET objektima, upotrebom pretraživača (browser) i podrškom dokumentima SAP aplikacije. Programe za vezu s ostalim programima ERP sistema obezbeđuju nezavisni proizvođači - partnerske kompanije.