Udaljene lokacije i mobilni korisnici
Direktan pristup dokumentima, bez obzira na lokaciju na kojoj su smešteni, je jedna od najvećih privilegija elektronske obrade dokumenata. S korisničkog računara možete pristupiti fajl-kabinetu i dokumentima u centralnoj bazi s bilo koje lokacije u svetu - putem interneta. Jedino je potrebno da znate IP adresu servera na kome se nalaze podaci.
Sinhronizovanje fajl-kabineta
Sadržaji fajl-kabineta na različitim lokacijama mogu biti međusobno usklađeni. Postoji dobro organizovan sistem pravila koja određuju koji dokumenti pripadaju centralnoj bazi podataka i koriste se za usklađivanje sadržaja arhive centralne baze s arhivom računara na drugoj lokaciji i obrnuto. Time je omogućeno da glavna kancelarija i ostala odeljenja mogu koristiti odgovarajuća dokumenta s minimalnim kašnjenjem. Ovo je optimalan način povezivanja odeljenja na više lokacija, što predstavlja veliku pomoć vašem dokument menadžment sistemu.
Rad uz pomoć samostalnog laptop računara
Ista tehnologija sinhronizacije, kao između centralne baze i ostalih odeljenja, primenjuje se i u slučaju kada koristite laptop računar. Zaposleni u prodaji uvek treba da imaju ažurnu bazu korisnika. Elektronska pošta koju šalju se pamti u fajl-kabinetima laptopa. Pri sledećoj sinhronizaciji ovi podaci se automatski prenose na centralno mesto gde postaju raspoloživi ostalim korisnicima.
Činjenica da i zaposleni unutar sistema i zaposleni na terenu imaju pristup kompletnoj bazi ne dokazuje samo da imate dobro organizovan sistem, nego pruža i zadovoljstvo zaposlenima u radu. To znači da i mobilne korisnike možete uključiti u poslovne tokove.
Poslovni procesi na udaljenim lokacijama
Arhitektura DocuWare-a ga čini lako primenljivim u slučaju potrebe da se pojedini poslovi obavljaju s drugih poslovnih lokacija ili od kuće. Mobilni korisnici mogu biti povezani u sistem tako da poslove obavljaju na svom računaru, a podatke prosleđuju sistemu putem sinhronizacije, gde dalji tok preuzima DocuWare. Uključivanjem mobilnih i korisnika na drugim lokacijama u proces elektronske obrade dokumenata postižete veću efikasnost nego što je to slučaj kod papirne dokumentacije.