Karakteristike
Funkcije označene * su raspoložive samo ako imate instaliranu verziju programa ENTERPRISE Server. Sve ostale funkcije možete koristiti i sa PROFESSIONAL i sa ENTERPRISE verzijom.
Dokumenti
- Skenira sve formate papirnih dokumenata do crteža u elektronskom formatu 1E (A0), crno-belih ili u boji
- Proizvodi slike formata TIFF ili JPEG
- Dodatni modul za direktno preuzimanje dokumenata iz MS Office programskog paketa (Word, Excel i PowerPoint)
- Unošenje dokumenata u sistem jednostavnim prevlačenjem njegove ikonice kursorom miša ili uz pomoć DocuWare-ovog menija
- Praćenje novih fajlova u folderu za automatski unos
- Automatsko preuzimanje elektronske pošte
Prilagodljivost
- Veličinu i položaj glavnog menija DocuWare-a sa pripadajućim podmenijima je moguće
prilagoditi vašim potrebama za različite ekranske rezolucije
- Mogućnost podešavanja veličine pojedinih prozora, ikonica i tastera
- Dijalog-meniji za pronalaženje i arhiviranje dokumenata, kao i liste rezultata mogu biti
prilagođene pojedinačnim korisnicima ili grupama
- Maksimalna čitljivost dokumenata primenom interpolacione procedure za ekranski prikaz
- Sveobuhvatna pomoć kako za korišćenje tako i za administriranje DocuWare-a,
organizovana po principu prikazivanja pomoći za rešenje konkretnog problema, kao i veze
ka njegovim uzrocima (context-sensitive help)
Upravljanje sistemom i arhivama
- Pristup DocuWare-u je moguć i putem intraneta ili interneta koristeći standardni TCP/IP komunikacioni protokol
- Za pristup sistemu je neophodna autorizacija preko korisničkog imena i lozinke, ali je moguće obezbediti i jednokratan pristup sistemu (Single Sign-On)
- Administriranje sistema vršimo samo jednim programom, koji podatke prikazuje u hijerarhijskoj strukturi tipa stabla
- Sistemom, organizacijom sistema i arhivama upravljamo preko DocuWare administracije
- Kontrolu pristupnih funkcija podešavamo preko dodeljivanja prava korisniku ili grupi; opcije za koje korisnik ne poseduje prava nisu mu ni prikazane
- Mogućnost za klijente: moguća je višestruka organizacija sistema*
- Istovremeni pristup arhivama iz dva odvojena sistema, npr. klijent iz računarske mreže i klijent sa mobilne radne stanice
- Mogućnost: neopozivo brisanje dokumenata*
Nadgledanje prijavljivanja i rada u sistemu
- Automatsko evidentiranje svih prijava sistemu i svih promena u sistemu, kao i promena dokumenata i radnih tokova
- Navodimo koja vrsta promena u sistemu i koja vrsta promena aktivnosti je moguća u zavisnosti od toga da li se sistemu prijavio sistem administrator, administrator organizacije ili vlasnik arhive
- Za svaku pojedinačnu prijavu sistemu detaljno navodimo parametre za nadzor
- Prijavu sistemu definišemo na osnovu prava korisnika
- Mogućnost: filtriranje informacija o prijavljivanju sistemu: npr. izdvajanje podataka o pristupu pojedinom polju baze podataka ili o aktivnostima određenog korisnika
- Liste prijavljivanja sistemu pamtimo u formatu baze podataka, XML fajla ili TXT fajla
- Postoje dodatni mehanizmi koji nas upozoravaju na mogućnost greške u izlazu podataka, npr. neuspešno slanje e-mail poruke
Zaštita autorskih prava
- Skenirani dokumenti u bazi podataka poseduju oznaku "autorska prava zaštićena"
- Nema istovremenog pristupa dokumentima označenim oznakom "autorska prava zaštićena"
- Kontrolišemo štampanje bilo koje stranice zaštićenih dokumenata
Sigurnost sistema i podataka
- Dvostruko osiguranje podataka: dodatno memorisanje meta-podataka dokumenta koje unosimo u bazu i kao poseban fajl (header) XML formata
- Postoji mogućnost šifriranja dokumenata i njihovih meta-podataka (header) povezivanjem sa AED i RSA procedurama*
- Obnavljanje oštećenih baza podataka uz pomoć kopije podataka iz heder-fajla XML formata
- Postoji mogućnost šifriranja podataka koji se, koristeći Windows mehanizme, razmenjuju između servera i klijenta
- Međusobnu komunikaciju između serverâ je moguće zaštititi koristeći kriptografski protokol SSL
- Sistemu se prijavljujemo kao DocuWare korisnik ili koristimo mogućnost jednokratnog prijavljivanja (Single Sign-On)
- Transakcije: sistem neprekidno štiti integritet podataka, kontroliše izmene u dokumentima (u sadržaju dokumenta i indeksnih podataka) i njihovo memorisanje
- Pristup dokumentima je moguć jedino preko Content servera, nema direktnog pristupa folderu s dokumentima
- Pristup bazi podataka je takođe moguć jedino preko Content servera, ali nije neophodno pristupiti kao DocuWare korisnik ili ODBC korisnik
- Postignut je visok nivo sigurnosti arhiva i korisnika: Samo korisnici sa visokim nivoom autorizacije (ne i korisnici s jednokratnim pristupom) mogu pristupiti arhivama visokog sigurnosnog nivoa*