Potreba za ovakvim sistemom
Porastom količine informacija i dokumentacije koju koristimo u poslovanju, raste i vreme potrebno za njihovo pretraživanje. Sam postupak pretraživanja postaje sve komplikovaniji i kompleksniji i javlja se potreba za zajedničkim i pravovremenim korišćenjem informacija sadržanih u poslovnim dokumentima. Ovi faktori su doprineli brzom razvoju sistema za upravljanje dokumentima, koji nam pruža mogućnost da uz pomoć računara vrlo brzo i sistematično arhiviramo podatke i dokumente koje koristimo u poslovanju.
Ovako arhiviranim dokumentima, pristupamo mnogo brže i efikasnije nego što je to slučaj kod klasične (papirne) arhive. Pristup ostvarujemo preko lokalnog računara, lokalne mreže (LAN) ili Internet-a. Te podatke možemo koristiti lično ili ih poslati određenoj osobi na odgovarajuću lokaciju.