Potvrda kvaliteta
Primena dokument menadžment sistema direktno utiče na povećanje efikasosti poslovanja i povećanje sigurnosti podataka uz smanjenje troškova poslovanja.
Povećanje efikasnosti poslovanja:
- Pretraga podataka - brza i efikasna, mogućnost izdvajanja po određenom kriterijumu
- Pristup podacima - lokalnim računarom, mrežnim računarom (LAN), putem interneta
- Mogućnost obrade svih tipova dokumenata - dopisi, elektronska pošta, faksovi, poslovni dokumenti, projektna dokumentacija, nacrti,...
- Povezuje sve radne tokove
Povećanje sigurnosti podataka:
- Brzo, lako, sistematično i centralizovano arhiviranje celokupne dokumentacije
- Visok nivo sigurnosti podataka od oštećenja i gubitaka
- Nemoguć je neovlašćeni pristup pojedinoj arhivi ili dokumentu
Smanjenje troškova poslovanja:
Ukupna ušteda koju ostvarujemo primenom ovakvog sistema ne meri se samo smanjenjem troškova poslovanja i vremena potrebnog za njegovo ostvarivanje, nego i opštim povećanjem kvaliteta poslovanja kroz:
- Brži pristup, kreiranje i ažuriranje dokumenata
- Kraći ciklus poslovne obrade dokumenata
- Bolje iskorišćenje postojećih informacija
- Efikasniju kontrolu i upravljanje poslovnim procesima
- Troškove štampanja i distribucije dokumenata
- Unapređenje produktivnosti
- Troškove radnika (ušteda radnog vremena radnika)
Kada je početak stvarne zarade od ovog projekta
Prve finansijske efekte po uvođenju dokument menadžment sistema treba da očekujemo posle otprilike jedne godine od uvođenja. Oni zavise od tipa i veličine preduzeća, kao i od konkretno primenjenog rešenja.